POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET INFORMATION RGPD

Selon la nature du traitement, VM FRANCE peut intervenir en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant pour le compte de la société cliente utilisant OBERION.

Pour les traitements réalisés directement pour les besoins propres de fonctionnement, de sécurité, d’administration et de maintenance de la plateforme :

peut agir en qualité de responsable du traitement.

Lorsque les données sont traitées pour le compte d’une marque cliente dans le cadre de son utilisation d’OBERION, cette marque peut être responsable du traitement et VM FRANCE intervenir en qualité de sous-traitant conformément aux instructions contractuelles du client.

OBERION est susceptible de traiter notamment les catégories de données suivantes :

Données relatives au compte utilisateur

• nom et prénom ;
• adresse électronique professionnelle ;
• société ou entité de rattachement ;
• profil et niveau d’autorisation ;
• identifiant du compte.

Données de connexion et données techniques

• dates et heures de connexion ;
• dernière connexion ;
• informations techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du service ;
• journaux techniques et événements de sécurité.

Données d’utilisation d’OBERION

• écrans ou dispositifs utilisés ;
• nombre de consultations ;
• durée des consultations ;
• contenus, rubriques ou onglets consultés ;
• actions effectuées dans l’application ;
• historique technique nécessaire au fonctionnement du service.

Données relatives aux clients finaux des marques

Lorsque la marque utilise les fonctions de personnalisation et de conciergerie, OBERION traite, pour son compte, des données relatives à ses propres clients, c’est-à-dire aux personnes à qui un écran est remis ou qui le consultent :

• nom ou désignation du destinataire d’un écran, saisi par la marque ;
• mot personnel affiché à l’ouverture de l’écran ;
• demandes de rappel laissées depuis un écran (date, heure, écran concerné) ;
• messages vocaux laissés depuis un écran (enregistrement de la voix, date, heure, écran concerné).

Ces données sont saisies ou recueillies pour le compte de la marque, qui en est responsable de traitement ; VM FRANCE intervient en qualité de sous-traitant. Elles servent exclusivement à personnaliser l’accueil sur l’écran et à permettre à la marque de recontacter son client à la demande de celui-ci.

Données liées aux notifications par e-mail

• adresse électronique professionnelle du destinataire de la notification ;
• contenu des notifications : invitation, réinitialisation d’accès, demandes de conciergerie (y compris, le cas échéant, le nom du client), arrivée d’un nouvel écran.

Cookies et stockage local

OBERION n’utilise qu’un seul cookie, strictement nécessaire à son fonctionnement : il maintient la session de l’utilisateur connecté pendant sept (7) jours. Quelques préférences d’affichage peuvent être conservées dans le navigateur de l’utilisateur.

OBERION n’utilise aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de suivi. Les traceurs strictement nécessaires au service ne requièrent pas de consentement préalable.

Les données peuvent notamment être utilisées afin de :

• permettre l’accès sécurisé à OBERION ;
• gérer les comptes et les droits utilisateurs ;
• administrer les écrans connectés et les supports dans lesquels ils sont intégrés ;
• assurer le fonctionnement technique de la plateforme ;
• sécuriser la plateforme et prévenir les accès frauduleux ;
• assurer la maintenance et le support ;
• personnaliser l’accueil sur les écrans remis aux clients de la marque ;
• permettre à la marque de recevoir et de traiter les demandes de contact de ses clients ;
• envoyer les notifications par e-mail liées au fonctionnement du service ;
• établir des statistiques d’utilisation ;
• permettre au client de connaître le niveau d’utilisation de ses écrans et de ses contenus ;
• améliorer les fonctionnalités et l’expérience utilisateur ;
• assurer la traçabilité nécessaire au bon fonctionnement et à la sécurité du service.

Selon la finalité concernée et la qualité dans laquelle intervient VM FRANCE, les traitements peuvent notamment reposer sur :

• l’exécution du contrat conclu avec le client professionnel ;
• l’intérêt légitime lié à l’administration, la sécurité, la maintenance et l’amélioration d’OBERION ;
• le respect d’obligations légales lorsque celles-ci sont applicables.

Lorsque VM FRANCE agit en qualité de sous-traitant, les traitements sont effectués pour le compte du client, conformément à ses instructions et aux dispositions contractuelles applicables.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions et de leurs habilitations.

Il peut notamment s’agir :

• des utilisateurs autorisés et administrateurs désignés par le client ;
• des personnels habilités de VM FRANCE ;
• des prestataires techniques intervenant pour l’hébergement, la maintenance, la sécurité ou le fonctionnement de la solution, dans la stricte mesure nécessaire à leurs missions.

Les données ne sont pas vendues à des tiers.

La marque peut consulter des statistiques relatives aux sessions de consultation réalisées sur les écrans connectés.

Pour chaque session, ces informations peuvent notamment comprendre les onglets ou contenus visualisés, leur ordre de consultation, le temps passé sur chaque onglet ou contenu, la durée globale de consultation ainsi que l’écran ou le dispositif concerné.

Ces informations permettent à la marque d’analyser l’intérêt porté à ses différents contenus, de comprendre les parcours de consultation et d’optimiser les présentations proposées.

Par défaut, ces statistiques sont rattachées à une session, à un écran ou à un dispositif et n’ont pas vocation à identifier le client final qui consulte l’écran. OBERION ne collecte pas, pour cette finalité, le nom, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone du client final.

Lorsqu’un écran est remis à un client identifié (écrin personnalisé à son nom), les statistiques de cet écran se rapportent de fait à cette personne : elles relèvent alors de la responsabilité de la marque, au même titre que le nom du destinataire.

Si la marque rapproche ultérieurement ces données de parcours d’un fichier CRM, d’un identifiant client ou de toute autre information permettant d’identifier une personne physique, ce rapprochement constitue un traitement distinct dont la conformité relève du responsable de traitement concerné. Celui-ci doit notamment déterminer la base juridique applicable, informer les personnes concernées et respecter les principes de minimisation et de limitation des finalités.

Les données relatives aux comptes des utilisateurs professionnels de la plateforme OBERION (administrateurs, collaborateurs ou conseillers autorisés) restent distinctes de ces statistiques de parcours client.

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données liées aux comptes des utilisateurs professionnels sont conservées pendant la durée d’utilisation du service et, le cas échéant, pendant la durée complémentaire nécessaire au respect des obligations légales, contractuelles, de sécurité ou à la gestion des droits et litiges applicables.

Les journaux techniques, les données de connexion, les demandes de rappel et les messages vocaux sont conservés douze (12) mois, puis supprimés automatiquement.

Au-delà de douze (12) mois, les statistiques de séance sont détachées de l’écran concerné et ne sont plus conservées que sous forme anonymisée, à des fins d’historique.

Les statistiques de parcours sur les écrans qui sont rendues effectivement anonymes, de telle sorte qu’aucune personne physique ne soit identifiée ou identifiable par des moyens raisonnablement susceptibles d’être utilisés, peuvent être conservées afin d’établir des historiques et statistiques d’utilisation. Une simple pseudonymisation ou l’attribution d’un identifiant de session ne suffit pas, à elle seule, à faire sortir les données du champ du RGPD si une ré-identification reste raisonnablement possible.

À l’issue des durées applicables, les données personnelles sont supprimées, anonymisées ou, lorsque la réglementation le justifie, archivées dans des conditions appropriées.

Les données traitées par OBERION sont hébergées en France. VM FRANCE fait appel aux prestataires techniques suivants, dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement du service :

• OVH SAS (France) — hébergement de la plateforme et de sa base de données ;
• Amazon Web Services EMEA SARL — stockage des photos, vidéos et messages vocaux, et envoi des e-mails (Amazon Simple Email Service), dans la région de Paris (France) ;
• Samsung Electronics, service Samsung Knox — gestion à distance des tablettes, à partir de leurs identifiants techniques ;
• Coolify — outil de déploiement de la plateforme, disposant d’un accès technique au serveur.

Lorsque le recours à un prestataire implique un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen, VM FRANCE veille à la mise en place des garanties requises par la réglementation applicable.

Amazon Web Services appartient à un groupe établi aux États-Unis : les données qui lui sont confiées sont hébergées dans l’Union européenne et encadrées par les garanties contractuelles prévues par ce prestataire, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

VM FRANCE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre notamment :

• les accès non autorisés ;
• la perte ;
• la destruction ;
• l’altération ;
• la divulgation non autorisée.

Les accès aux fonctionnalités OBERION sont contrôlés en fonction des droits attribués aux utilisateurs.

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez, selon la nature du traitement, disposer notamment :

• d’un droit d’accès à vos données ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement dans les conditions prévues par la réglementation ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition lorsque celui-ci est applicable ;
• d’un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Lorsque VM FRANCE agit en qualité de sous-traitant pour le compte de votre employeur ou de l’organisation à laquelle vous appartenez, certaines demandes peuvent être transmises au responsable du traitement concerné.

Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :

Une réponse sera apportée conformément aux délais prévus par la réglementation.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte notamment des évolutions fonctionnelles d’OBERION, des traitements de données réalisés ou des évolutions réglementaires.

La version en vigueur est accessible à tout moment depuis la plateforme OBERION.